Tapahtuman päätarkoitus on tarjota tietoa osallistujille tai saada osanottajilta tietty kokemus. Ihanteellinen tapahtuma on kuin kellokoneisto - kaikki menee tiukassa järjestyksessä, järjestäjien toimet ovat koordinoituja eivätkä mene keskenään. Tämä on seurausta suunnittelusta ja valmistelusta, joka kestää yleensä useita kuukausia.
Se on välttämätöntä
- - vähintään viiden työntekijän henkilöstö
- - tapahtuman budjetti
Ohjeet
Vaihe 1
Määritä ensin tapahtuman tarkoitus ja teema. Tämän perusteella rakennetaan tapahtuman koko jatkosuunnitelma. Tapahtuman tarkoitus määrittää markkinointitavan ja kohderyhmän, jolle tapahtuma on omistettu.
Vaihe 2
Päätä tapahtuman paikka. Paikan tulisi riippua sekä tapahtuman tarkoituksesta ja osallistujien lukumäärästä että tapahtuman odotetusta skenaariosta. On tärkeää huolehtia vieraiden palvelusta. Harkitse useita vaihtoehtoja ja valitse optimaalisin hinta-laatusuhde.
Vaihe 3
Mainosta tapahtumaa aktiivisesti. Mainoskampanjan tulisi alkaa puolitoista kuukautta ennen tapahtuman alkua ja päättyä kuukautta ennen. Samanaikaisesti "kylmien puheluiden" menettely asiakkaiden kutsumiseksi tapahtumaan on kohtuullinen. Kaikki operaatiot osallistujaluetteloiden muodostamiseksi on suoritettava viimeistään viikko ennen tapahtumaa.
Vaihe 4
Käytä sponsoreiden tai arvohenkilöiden apua. Tämä ei vain vahvista liikesuhteita, vaan myös antaa tietyn aseman tapahtumallesi. Varaa aika näiden henkilöiden puhumaan mieluiten tapahtuman alussa.
Vaihe 5
Jaa vastuut toiminnan koordinoinnissa mukana olevalle henkilöstölle. Jokaisen tulisi tuntea selvästi vastuunsa ja hallitsemansa tapahtumat. Valkoisia täpliä ei saa olla, jokaisella tulisi olla ohjeet painettuna ja tuntea ne sydämestä.
Vaihe 6
Seminaaria edeltävänä päivänä on tarpeen ohjata tapahtumassa koordinointitoimintaa suorittava henkilöstö. Tapahtumapäivänä kaikkien koordinaattoreiden on oltava paikalla vähintään tunti ennen tapahtuman alkua.
