Viestintä on luonnollista tarvetta kenellekään. Tämä pätee täysin kirjeiden kirjoittamiseen. Tänään näet harvoin henkilöä, joka kirjoittaa kirjettä kynällä ja paperilla, mutta kyky kirjoittaa mielenkiintoisia kirjeitä ei ole menettänyt merkitystään. Onko väliä todella, saako vastaanottaja viestin kirjekuoressa vai sähköpostitse? Tärkeintä on, että hänen on mielenkiintoista lukea viestisi.
Ohjeet
Vaihe 1
Kun kirjoitat kirjettä, muista aina ja mieti, kenen kanssa tarkalleen otat yhteyttä. Tyyli kirjoittaa kirjettä ystävälle tai läheiselle sukulaiselle voi tietysti erota viestistä liikekumppanille ehdotuksella mahdollisesta yhteistyöstä. Kun olet yhteydessä läheisiisi ihmisiin, voit sallia itsellesi suuren avoimuuden ja vilpittömyyden, mutta puhtaasti liikekirjeessä voit osoittaa luovuutesi täysin.
Vaihe 2
Kirjoita optimistisesti. Kun puhut lähimmäisiisi kirjeessä, käytä lämpimiä sanoja, joita jostain syystä meillä kaikilla on hämmentää lausua henkilökohtaisessa keskustelussa. Aloita kirjaimet ikään kuin vastaanottaja olisi keskustelukumppanisi ja olisi yhden askeleen päässä sinusta. Kuvittele, että jatkat vain keskustelua, jonka olet keskeyttänyt hetkeksi.”Mikä sääli, tee on jo kylmä. Ja olin juuri kertomassa teille hauskasta tapahtumasta, joka tapahtui työssä …"
Vaihe 3
Kirjeen avoimuuden asteen tulisi riippua siitä, kuinka paljon annat sen olla suorassa yhteydessä tämän henkilön kanssa. Kunnioita kirjeenvaihdon luottamuksellisuutta. Älä yritä kirjoittaa ja lähettää henkilökohtaisia kirjeitä, kun sinulla on vapaa-aikaa töissä. Hankala tilanne voi syntyä, jos sinut kiinni tekemässä tätä. Tai valmistaudu peittämään teksti kädelläsi.
Vaihe 4
Jos yhtäkkiä ei tule mieleen, mistä kirjoittaa luvattu kirje, älä hämmenty. Avaa mikä tahansa lehti tai uutislähde ja löydät varmasti sopivan aiheen. Jaa näkymättömän keskustelukumppanin kanssa ajatuksiasi ja tunteitasi molemmille merkittävistä tapahtumista. Anna kirjeen olla hieman tunnepitoinen, ole vain varovainen ilmaista tunteitasi. Älä käytä liikaa huutomerkkejä. Jos kirjoitat sähköpostia, on aiheellista ilmoittaa tunteistasi lisäämällä sopiva hymysymboli matkan varrella.
Vaihe 5
Älä ole liian laiska lisäämään pari vitsejä, anekdoottia tai humoristista runoa kirjeeseesi. Kysyvä lisäosa voi antaa kirjeelle houkuttelevuutta ja läheisyyttä, esimerkiksi:”Todella, hieno?”, “Ei huono idea, samaa mieltä?”, “Kuinka pidät tapahtumien tästä käänteestä?”. Tämä kirjoitustapa luo tunteen osallistumisesta kirjeen aiheeseen ja suoran osallistumisen mielenkiintoiseen vuoropuheluun keskustelukumppanissa.
