Vaikka nykyaikainen tekniikka on käytännössä vienyt epistolary genren yksityiselämässä, ja olemme käytännössä lopettaneet kirjeiden kirjoittamisen ystäville, tuttaville ja sukulaisille, liike-elämän kirjeenvaihto on edelleen merkityksellistä. Tämä johtuu siitä, että yrityskirje on laillinen asiakirja, aivan kuten muutkin asianmukaisesti toteutetut ja allekirjoitetut sopimukset. Siksi jokaisen, joka osana virallista tehtäväänsä työskentelee kirjeenvaihdon kanssa, on opittava kirjoittamaan kirjeitä.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos olemme sopineet, että liikekirje on asiakirja, sen suunnittelun on oltava kaikkien asiakirjoja koskevien standardien ja vaatimusten mukainen. Se on kirjoitettu organisaation kirjelomakkeelle, tavalliselle A4-kirjoituspaperille. Perinteisesti fontti on Times New Roman tai Arial koossa 12. Vasemman marginaali on 3 cm, oikealla - 1,5 cm.
Vaihe 2
Lomakkeessa on oltava kaikki tarvittavat tiedot edustamastasi organisaatiosta: nimi, virallinen osoite, pankkitiedot ja yhteysfaksit, puhelimet, sähköpostiosoite.
Vaihe 3
Ilmoita vasemmalla puolella kirjeen aihe, yritä sopia yhteen lyhyeen lauseeseen. Kirjoita oikealle, kenelle kirje on tarkoitettu - vastaanottajan nimi, nimikirjaimet, hänen asemansa, organisaation nimi ja osoite. Aloita kaikki yrityskirjeet, joiden osoite on "Hyvä …", ja kirjoita osoitteen nimi ja isänimi.
Vaihe 4
Ennen kuin aloitat kirjeen kirjoittamisen, keskity ja mieti, mitä ajatuksia, ehdotuksia tai tietoja haluat välittää vastaajallesi. Sinun on ymmärrettävä, että pitkät, sekavat ja epäjohdonmukaiset kirjeet, joita kukaan ei halua lukea.
Vaihe 5
Jotta kirjettäsi ei lähetettäisi ensimmäisten lauseiden jälkeen roskakoriin tai jos irtisanottaisit tilauksen, esitä tekstisi loogisessa järjestyksessä siten, että jokainen seuraava lause on jatkoa edelliselle lauseelle ja täynnä uutta merkitystä. Tällainen kirje luetaan mielenkiinnolla. Yritä lisäksi pysyä yhden arkin sisällä. Tämä on osoitus kyvystäsi ilmaista lyhyesti ja selkeästi ajatuksesi, mikä houkuttelee välittömästi vastaanottajan sinulle.
Vaihe 6
Osoita kirjeen tekstissä ensimmäinen kappale ongelman, tehtävän lyhyt katsaus ja syy siihen, miksi sen ratkaisu on tarpeen. Sitten ilmaise ajatuksesi tästä asiasta, anna ehdotuksia tai vain tarvittavat tiedot. Tee lopuksi johtopäätökset ja kuvaile ehdotuksesi hyväksymisen edut tai anna lyhyt analyysi yllä esittämistäsi tiedoista.
Vaihe 7
Allekirjoita kirje, anna allekirjoituksesi transkriptio, jossa ilmoitetaan sijainti ja yhteyshenkilön puhelinnumero.
