Useat asiat ovat tärkeitä videoneuvotteluille. Laitteet on määritettävä oikein. On myös tärkeää järjestää kaikki hyvin ja varmistaa, että kaikilla muilla konferenssissa on kunnossa ääni ja video.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita valmistautuminen vakavaan videoneuvotteluun viimeistään 24 tuntia etukäteen. Tarkista laitteisto, toimiiko kaikki? Tee tämä tekemällä testivideopuhelu. Laitteiden testaamista ei pidä lykätä iltaan; se on parasta tehdä aamulla. Jos huomaat yhtäkkiä ongelmia, voit päivän kuluessa selviytyä niistä: ota yhteyttä teknikoihin ja ohjeista heitä ratkaisemaan ongelma.
Vaihe 2
Valmista kokoushuone. Asenna kamera siten, ettei siihen tule suoraa valoa. Tarkista kuvan laatu. On parasta pitää konferenssi keinovalaistuksessa, koska ikkunoihin tulevan päivänvalon voimakkuus riippuu suuresti säästä. Kytkemällä valot päälle voit asettaa kameran kytkemään sen päälle vain seuraavana päivänä huolimatta siitä.
Vaihe 3
Liitä mikrofoni ja varmista, että ääni on riittävän hyvä. Saatat joutua säätämään mikrofonin taajuuskorjainta, jotta voit vähentää hilinää tai pilliä. Tee se etukäteen, älä lykätä sitä konferenssipäivään. Varmista, että kaikki toimii. Säädä mikrofonin äänenvoimakkuutta niin, että voit puhua rauhallisesti korottamatta ääntäsi ja kaikki kuulevat sinut täydellisesti.
Vaihe 4
Kutsu teknikko videoneuvotteluun vain siinä tapauksessa. Jos jokin kuitenkin epäonnistuu (loppujen lopuksi mitä tahansa voi tapahtua), hän auttaa korjaamaan ongelman nopeasti. Videoneuvottelujen häiriöiden ja ongelmien yleisin syy on juuri kaikenlaiset tekniset ongelmat.
Vaihe 5
Tarkista kaikki laitteet muutama minuutti ennen konferenssin alkua. Osallistujat saattavat joutua soittamaan etukäteen varmistaakseen, että heillä on myös hyvin.
Vaihe 6
Kunnioita videoneuvotteluetikettiä. Ensimmäinen askel on esitellä kaikki asianosaiset. Jos konferenssi on monisäikeinen, nimeä kuhunkin ryhmään puheenjohtaja antamaan puheenvuoro esittäjille hallitsemaan prosessia siten, että kaikki eivät yritä puhua samanaikaisesti.
Vaihe 7
Muista, että sinä konferenssin juontajana olet valokeilassa. Ympärilläsi ei ole ihmisiä kokoushuoneessa, mutta kamera on käytettävissä, joten tarkkaile käyttäytymistäsi ja eleitäsi. Jos haluat sammuttaa äänen melun vähentämiseksi, varoita muita osapuolia. Jos yhteydessä on ongelmia, pysy rauhallisena ja hymyile. Älä ole hermostunut.
