Asiakirjojen nidonta on toimisto- ja toimistoympäristössä yleinen menettely. Huolimatta siitä, että se näyttää yksinkertaiselta, on olemassa erityisiä säännöksiä, jotka määrittelevät asiakirjojen ompelemisen ja suorittamisen säännöt. Ja näiden sääntöjen tulisi olla tiedossa, jotta tarjoukseen tai arkistoon lähetettyjä asiakirjoja ei palauteta jatkokäsittelyä ja muuttamista varten.
Ohjeet
Vaihe 1
Asiakirjojen turvallisuuden varmistamiseksi vilkkumisen jälkeen ja niiden varastoimiseksi oikeassa järjestyksessä kaikki arkit paitsi luettelo on numeroitava. Asiakirjat arkistoidaan kronologisessa tai aakkosjärjestyksessä. Sisäkkäisiä arkkeja sisältävät kirjekuoret numeroidaan ennen sisäkkäisiä arkkeja. Tyhjät arkit jätetään kotelon ulkopuolelle ja tuhotaan ilman numerointia.
Vaihe 2
Numeroi kotelon arkit yksinkertaisella lyijykynällä ylhäältä alas jättämällä numerot kunkin arkin oikeaan yläkulmaan vaikuttamatta tekstiin. Numero valokuvia ja grafiikkaa takana vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 3
Jos asiakirjoissa on karttoja, jotka on liimattu useista arkeista, numeroi ne yhdeksi arkiksi ilmoittamalla liimauksessa olevien arkkien lukumäärä. Kirjoita numerointikohdan lopussa varmennekirje erilliselle arkille. Ilmoita siinä yksittäisten asiakirjojen arkkien määrä ja ominaisuudet sekä niiden fyysinen kunto.
Vaihe 4
Lisäksi arkistoiduille asiakirjoille on laadittava luettelo. Älä numeroi inventaariarkkeja. Kirjoita inventaarioon asiakirjan nimi, kirjoita inventaarion päivämäärä, huomautus, joka määrittää asiakirjasarjan tarkoituksen, ja luetteloi kaikki asiakirjat ottaen huomioon arkkien lukumäärä. Syötä luettelon loppuun luovuttajan nimi, sukunimi ja isänimi.
Vaihe 5
Kunkin kotelon kannen koon tulisi olla 229x324 mm. Kiinnitä kotelon ensimmäiseen ja viimeiseen arkkiin ohuet pahvinauhat ennen ompelua. Johto johdetaan näiden nauhojen läpi. Käytä silikaattiliimaa kotelon loppuun saattamiseksi.
Vaihe 6
Marginaalien vasempaan reunaan, koskematta tekstikenttään, tee kolme reikää, joissa reikä tai rei'itys lävistetään symmetrisesti arkin koko korkeudella 3 cm: n etäisyydellä toisistaan. Käytä ompeluun ompelulankaa tai lankalangaa ja ompeluneulaa.
Vaihe 7
Ompele asiakirja kahdesti varmistaaksesi, että pakkaus on vahva. Vedä langan päät viimeisen arkin takana olevasta keskireikästä ja sido ne solmuun. Kiinnitä tarra koteloon, jossa on vakuuttava merkintä, sinetöi se ja sulje kokoonpano.
Vaihe 8
Jätä langanpäät vapaiksi. Sertifiointimerkinnässä on oltava selkeä ja luettava johtajan allekirjoitus ja organisaation sinetti.
